Como avaliar um projeto de automação antes de gastar com tecnologia
As sete perguntas que fazemos antes de propor qualquer projeto — e o roteiro para você responder sozinho, medir o antes, e decidir se é caso de sistema, de regra, de ferramenta ou de nada.
por Baruk Connect · publicado em · 5 min de leitura
A pior forma de começar um projeto de automação é pela proposta comercial. A segunda pior é pela ferramenta. As duas pulam a etapa que decide se o projeto vai valer: entender o processo como ele é, medir o que ele custa hoje, e saber o que 'pronto' significa.
Este roteiro é o que usamos antes de propor qualquer coisa — e serve para você avaliar um projeto sozinho, com ou sem a gente.
As sete perguntas
- Qual é o processo, exatamente? Não 'o comercial', mas 'a entrada de pedido que chega por e-mail'. Se não cabe numa frase, ainda não é um processo — é uma área.
- Com que frequência acontece? Todo dia, a cada pedido, uma vez por mês. Frequência define se o projeto se paga.
- A regra está clara? Consigo descrever cada etapa e cada exceção em uma página? 'Depende' é a resposta que mais custa caro depois.
- Quanto custa o erro hoje? Pedido perdido, cobrança atrasada, cliente que esfriou. Em reais quando dá; em cliente quando não dá.
- Quem aprova as exceções? Se ninguém sabe, o sistema vai perguntar para ninguém.
- O que já existe? ERP, planilha, WhatsApp, ferramenta assinada. O projeto integra ou substitui — e cada uma dessas decisões tem preço.
- Como vai ser medido? Qual número muda quando o projeto funcionar — e onde ele está registrado hoje?
Meça o antes (ou nada vai provar que valeu)
O passo que quase todo mundo pula: medir o processo manual antes de automatizar. Quanto tempo leva, quantas vezes erra, quanto retrabalho gera. Não precisa ser sofisticado — uma semana de contagem honesta basta. Sem isso, o projeto termina e a pergunta 'valeu?' não tem resposta; com isso, ela tem número e fonte.
Vale aqui a mesma regra que aplicamos aos nossos cases: número só com fonte. Se não dá para dizer de onde veio, não é medição — é impressão.
Quatro desfechos possíveis
Respondidas as sete perguntas, o projeto cai em um de quatro desfechos — e três deles não são 'contratar sistema':
| Desfecho | Quando | O que fazer |
|---|---|---|
| É regra | A decisão cabe numa frase e o dado já está no sistema atual | Configurar a regra onde o dado mora; não precisa de projeto |
| É ferramenta | Processo padrão de mercado, sem diferencial | Assinar e integrar; medir depois |
| É sistema | Processo é diferencial, tem regra clara, se repete e o erro custa caro | Desenhar, construir por etapas, automatizar com política, operar junto |
| É nada (ainda) | Regra instável ou ninguém descreve o processo | Estabilizar o processo antes; automatizar bagunça só acelera a bagunça |
Sinais de alerta numa proposta
Ao avaliar uma proposta — de qualquer fornecedor, inclusive a nossa —, desconfie de:
- Promessa de percentual (economia, crescimento, retorno) antes de qualquer medição.
- Proposta que não diz o que fica seu quando o contrato acabar.
- 'IA' como resposta para um processo que cabe numa regra.
- Ausência de política: nada sobre o que roda sozinho, o que espera aprovação, o que é bloqueado.
- Entrega única no fim, sem etapa em produção antes.
- Nenhuma pergunta sobre o que já existe na sua operação.
Quando pedir um diagnóstico
Se alguma das sete perguntas ficou sem resposta, o próximo passo não é tecnologia — é diagnóstico. É para isso que existe o Raio-X: em dez dias úteis, ele responde as sete perguntas com dado, aponta o que fazer primeiro, o que ignorar e o que custa quanto, e o investimento é abatido se virar projeto. Mas você não precisa dele para começar: a primeira conversa não tem custo, e se descobrirmos que o seu caso é regra, ferramenta ou 'nada ainda', a resposta vai dizer isso.
Está no nosso princípio três — número só com assinatura — e vale para a proposta também: se não podemos provar, não afirmamos.
Perguntas frequentes
Quanto custa um projeto de automação?
Depende do processo, da regra e do que já existe — por isso o valor sai depois do diagnóstico, não de um cardápio. O que publicamos é o modelo: escopo fechado por projeto, propriedade do cliente em contrato, e o diagnóstico abatido se virar projeto.
O que é o Raio-X?
O diagnóstico da Baruk: em dez dias úteis, responde as sete perguntas com dado — operação, presença, medição, funil — e entrega um plano priorizado. O investimento de referência é informado na conversa e abatido integralmente se virar projeto em até 60 dias.
Vocês dizem quando não é caso de sistema?
Sim. É o desfecho de parte dos diagnósticos, e está no nosso princípio: se descobrirmos que você não precisa da gente, o relatório vai dizer isso.
Quer ver isso na sua operação?
Automação com política, aprovação e guard — sobre motores que já rodam em produção.